Logiciels
Now Reading
La gestion des notes de frais : pourquoi opter pour une solution numérique ?
0

La gestion des notes de frais : pourquoi opter pour une solution numérique ?

by Emilien Frigole11 janvier 2021
La note de frais est un élément indispensable de la comptabilité de chaque entreprise. Pourtant son élaboration est souvent considérée comme une tâche fastidieuse à laquelle les employés ne s’adonnent pas à cœur joie. Son automatisation revêt donc un caractère urgent. Pourquoi faire l’option d’une solution numérique à cette fin ?

La note de frais est un élément indispensable de la comptabilité de chaque entreprise. Pourtant son élaboration est souvent considérée comme une tâche fastidieuse à laquelle les employés ne s’adonnent pas à cœur joie. Son automatisation revêt donc un caractère urgent. Pourquoi faire l’option d’une solution numérique à cette fin ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document faisant état de toutes les dépenses prises en charge personnellement par un employé pour le compte de l’entreprise. Élaborée dans le but d’un remboursement par l’employeur, la note de frais doit alors être aussi précise que possible.


Elle n’a pas de forme prédéterminée. Elle est conçue en fonction des standards et des besoins de l’entreprise. Toutefois, certaines informations doivent absolument y figurer. Il s’agit entre autres :

  • de la date de chaque dépense ;
  • du motif de chaque dépense ;
  • du montant hors taxe ;
  • du montant de la taxe sur valeur ajoutée ;
  • et du montant TTC.

La note de frais peut être établie et gérée manuellement ou à l’aide d’un logiciel dédié tel que N2F. Son importance réside dans ce qu’elle contient ou non dans son format. Toutefois, une gestion manuelle est extrêmement prenante. Cela demande beaucoup de temps et parfois des ressources supplémentaires. D’où l’intérêt de recourir à une solution numérique.

Pourquoi utiliser un logiciel pour gérer les notes de frais ?

Un logiciel pour gérer les notes de frais est profitable à tous les membres de l’entreprise. Que ce soit pour le personnel des services administratifs et comptables que pour les dirigeants.

Réduire les pertes de temps

Au moment de sa rédaction par l’employé ou au moment de sa vérification par le service comptable, la note de frais demande beaucoup de temps. Avec un logiciel de gestion, elle devient une simple formalité. Les logiciels conçus à cet effet sont en mesure de regrouper les dépenses et de faire automatiquement les calculs nécessaires. Il en résulte donc un gain considérable de temps et de productivité.

Finir avec les erreurs et les pertes de données

L’avantage d’un logiciel de gestion de note de frais est qu’il limite l’intervention humaine au maximum. Toute grandeur étant calculée par le système, les risques d’erreurs sont minimisés. De plus, toutes les données sont centralisées et accessibles en tout temps. Impossible alors de perdre des données précédemment entrées.

Éviter la procrastination

Grâce aux logiciels, notamment aux applications mobiles, l’employé peut entrer au fur et à mesure les informations relatives aux dépenses engagées. Il se met donc à l’abri des oublis.

Remplir sa note de frais même en déplacement

Il existe plusieurs types de logiciels dédiés à la gestion de la note de frais. Si le logiciel choisi est en ligne, il est accessible depuis n’importe quel poste de travail, à condition d’avoir les bonnes clés. Quotidien des employés souvent en déplacement, la note de frais peut donc être établie de n’importe où.

Autre point non négligeable, il est possible aux services en charge de sa vérification d’y avoir accès en temps réel. Ce qui rend ces logiciels très collaboratifs.

About The Author
Emilien Frigole

Leave a Response